IT 職人 - 選擇 Software (3) RFP 的選擇過程
寫了之前兩篇文章是Background，入正題了。（參考：選擇 SOFTWARE (1) BUSINESS 自己話事？／選擇 SOFTWARE (2) 和 SALES 打交道）
在我做Architect之前，有expect去選擇Software的相關工作，不過真正去做之時，發現所涉及的東西是更濶和更全面要去考慮，是一個十分好的學習過程。
通常會有兩個階段：
- RFI (Request for Information) 需求信息
- RFP (Request for Proposal) 需求建議書
- 有時候，只做了1，而因為某些原因沒有繼續去做2。
- 有時候，沒有做1，直接去做2。
- 有時候，1和2順序去做足。
RFI (Request for Information)
RFI可以是作為一個前期工作，公司有興趣去搞一個新Project，但可能未有十分完整Idea，去市場中尋找，找尋到的Software作為例子和資料參考，方便一個Feasibility Study可行性研究，作為下一個階段的Project Planning，Budgeting等。
RPF (Request for Proposal)
RFP是比較詳細的Software選擇過程，通常expectation是RFP完成之後會帶來contracting，是公司會落實去購買Software，不單單是一個Technical Study。
過程：
- 公司發出RFP Document，内有描述我們作為客户的要求
- Software Provider收到RFP Document。
- Q&A Session 1，讓每一個Software Provider提出問題，並解答。
- Software Provider就RFP作出回覆。
- Q&A Session 2，我們作為客户可以就回覆提出問題，並解答。
- 公司的内部討論。
- 敲定選擇。
在我工作過的公司中，有些是由Procurement Department去協調整個RFP過程，就類似投標過程。不過完全的公開投標（任何Softwware Provider可以參與），而IT先行去選定參與的Software Provider的List，可能基於Software在市場已經有一定地位，業界中多被採用等。
如投標，這個Software選擇不單單是Technical Study，需要更加多層面，更全面考慮，公司內部更多不同部門參與：
- Procurement - Software Provider的背景、規模、財政狀況等（例如：細Provider有經營或倒閉風險）。
- Business - 主要考慮Software功能，以及如何配合公司營運。
- IT Application - Architecture Design、如何配合現有系統、彈性、擴展性、Maintenance、Upgrade、HA (High Availability) / DR (Disaster Recovery)等。
- IT Infrastructure - 有關基礎建設，包括硬件、data center、cloud考慮等。
- IT Security - Login / Password、Function Authorization、User Maintenance、Data Encryption等。
公平和公正
上面提到如投標過程，特別注重公平性和公正性：
- 在過程進行之前，我試過我都要簽Declaration利益申報，Software Provider沒有涉及沒有親人／朋友，以免有利益衝突之嫌。
- 對Software Provider溝通，包括RFP Document描述我們作為客户的要求，加上之後跟進，要求一致性，包括何時溝通、如何溝通（email、開會等）、溝通內容等，去避免在不同的Software Provider之間造成不公平情況。
- 公司內部會有對Software Provider評分標準，需要在收到Software Provider回覆之前敲定，以免有可能”搬龍門”而造成不公平情況。
- Procurement Department從Software Provider收到的回覆，在第一階段不發放有關價錢的資料，這是令Business和IT更加focus是Software Product的本身去討論，避免只選擇價錢最平（這個何需專業），等待完了大概的討論和選擇，第二階段才發放有關價錢的資料，之後再有討價還價的跟進。
我的見聞
個案一
有一次到Software Provider的Office開會，討論回覆中的內容，會議完畢就剛剛下雨，Software Provider拿出有Logo的雨遮（原本是Souvenir)給我們取走並使用，我門公司的Procurement同事立即跳出來澄清，因為避免構成收受利益。
個案二
我和Software Provider完成會議，之後一齊去食lunch，我堅持AA，自己付自己一份，原因同上。
個案三
我的同事試過處理一個RFP，其中一個Software Provider的PM聯絡他，說要給他「Commnication Fee」（溝通費用），同事立刻拒絕，這個都是大問題，隨時惹官非。
思考
上面提及Software選擇過程，比較多角度，想表達不只是一個IT的Technical Decision，而是作為一個商業機構的一套制度，我覺得是很好的學習和經驗，可以打開自己的眼界。而我曾經做過Asia的Regional Office，選擇是代表亞洲的不同國家，需要去考慮的因素更多。
自從7月，寫了這一個新系列文章 - IT 職人，已經幾個月。雖然不是直接和投資有關係，不過間接都有關係，當日自己在每天工作中的思維，代表著企業客戶，這亦是在我的書《科技戰國》中常提及，以企業客戶的角度去看科技公司的產品。做IT行業，可以看得有共鳴。可同時加入一些有趣的見聞，不是做IT行業的人看，希望有資料性之外，不會覺得死板沉悶。
歡迎大家留言，想聽聽大家的意見，我再思考如何發展下去。
下次再談。
《AI 投資時代．真的值得參與嗎？》
《科技戰國．尋找科技價值投資的故事》
https://instagram.com/duncannewinvest
Telegram
https://t.me/duncaninvest
謝謝支持！
參考文章
IT 職人 - 選擇 SOFTWARE (2) 和 SALES 打交道
IT 職人 - 選擇 SOFTWARE (1) BUSINESS 自己話事？
IT 職人 - 第一次 BUSINESS TRIP，斯里蘭卡
like and thx
ReplyDelete謝謝JunkFoodDaddy
Delete